新冠肺炎下中小企业应收账款的管理与控制的几点建议

来源:云南经济日报 2020-07-06 10:24:20
  • 关注微信

  • 关注微博

  摘要:2020年注定是一个不平静的一年,新冠状肺炎的疯狂传播考验着我们每个人;面对可怕的病毒每个人,每个企业,每个集体都面临着很大的考验,然而被病毒所影响的各个中小型企业导致应收账款的工作开展变的很有难度。对此针对中小型企业应收款的管理与控制提几点建议,希望能帮助到疫情下显得被动的中小企业。

  关键词:中小企业;应收账款;管理与控制;建议


  一、新冠肺炎下中小企业应收账款的事前控制

  1、设置独立的信用管理部门 信用管理存在复杂性,尤其是在新冠状病毒还在疯狂传播的特殊时期信用管理就显得更加复杂对此应当一方面,要求公司员工应具有优秀的专业素质,在金融、销售、法律事务和电子信息领域有足够的知识储备。另一方面,要深化信用管理的实践,具备较强的理论联系实际的能力、学会发现、分析和解决问题。这就要求公司应独立于财务部门和市场营销中心设立一个信用管理部门,使前两个部门之间的分工明确,相互配合,相互制约。

  信息管理部门包括几个方面的职责和权力,具体如下:(1)销售人员在为公司引入新客户之后,应引导客户填写《客户信息登记表》,信用管理部门再根据《客户信息登记表》检查信息的真实性。然后把这些信息作为依据,综合判断客户的信用水平,对客户进行信用评级,告知销售人员是否可以与客户进行下一步的谈判;(2)销售人员在与客户达成初步合作意向后,信用管理人员应对客户进行信用评级;根据相应的信贷政策和责任授权,确定授予客户的具体信贷政策; (3)实时关注仓库动态,在仓库交货之后,信用客户的信用状况和合同执行进度进行动态跟踪分析; (4)对于逾期还未归还欠款的客户,综合考虑各种因素,选择最佳的收款方式;(5)对销售人员收集的客户数据进行分类和整合,利用先进的电子信息技术建立完整的数据库。

  2.制定合理的信用政策

  a. 因为疫情还没彻底被控制,所以在面对客户制定的信用政策时应该考虑疫情的原因制定合理的信用政策

  b. 针对不同类型的客户实施不同的信用标准

  根据客户的类型来考虑不同的的信用标准。对于具有政府背景的客户,由于客户单位基本上是财务拨款,因此不会形成坏账,但分配过程一般比较复杂,而且收取周期可能较长。对于这类客户,可以采用更宽松的信用标准。一般来说,客户需要根据以往的信用表现和评级采用不同的标准。

  c. 信用限额的确定

  考虑到具有政府背景的客户,信用风险几乎为零,因此设定信用限额的对象只是普通客户。公司对不同等级的客户实行不同的信用额度。它需要考虑客户的基本情况,包括购买配额、经常项目应收账款余额、应收账款年龄和客户信用等级。划分信用等级后,公司将给予相应的信用额度。

  d.货款回收期的规定

  还款回收期要结合客户的年度销售总额来考虑,不同的回收期要考虑不同的金额。当销售达到一定限额时,可以进行赊销;对于新客户,赊销时应检查其信用状况,经主管和财务主管同意,可以考虑在一定限额内的赊销。

  二、应收账款的事中控制

  1.完善销售合同管理制度

  (1)当公司采用了赊销的手段进行业务销售时,信用管理部门应当履行职责,对市场营销人员提交的客户信息进行综合分析,对客户的信用状况进行评价,并与其他部门或者人员进行汇总,评价合同。当客户的信用条件达到相应的标准时,销售人员应为客户申请信用政策。通过信用管理部门批准和授权后,财政部长、总会计师进行鉴定,通过鉴定之后销售人员与客户正式签订信用销售合同。在这个实施的过程中,信息管理部门应及时将客户信息输入到文件系统中。公司应制定统一的合同模板,满足规范性要求。在保护企业的合法权益方面,它涉及到解决方法和合同纠纷。要特别注意解答等关键条款,不能省略或表达含糊。信用销售合同还应明确客户信用政策的三个方面和应对逾期还款的措施。合同文本应明确界定所售货物或服务的内涵和外延。特别地,一些关键条款不应该含糊不清,并且不应该有违反公司初衷的书面错误。对于未按照常规安排提供报价供考虑的图纸,必须有调整价格的余地。合同必须由双方的代理人签字,并提交给副销售员审批。

  (2)合同签订后,甲方应当及时提交原合同。公司信用管理部门和财务部门应当保存合同副本,以监督合同的执行。

  (3)应当强调收集和保留影响合同履行的证据。如果客户要求变更合同的履行,他必须出具书面函件;注意收集双方交换的信息,以及交货时对方迟交货款。我们应当及时提醒客户履行相应的合同。

  (4)如果发生了无法避免的法律纠纷,应在诉讼期限内及时上诉,以免错失权利保障的机会。

  2.加强客户的动态跟踪管理

  从赊销业务发生到顺利收回应收账款,可能会经历一段时间,客户信息不可避免地会发生变化,特别是疫情时期客户信息更加可能变化,如历史信用记录和当前还款进度等。所以公司需要实时跟踪和更新,以保证公司能够及时掌握最新的客户情况,通过及时的未来收款措施,保证资金的顺利回收,为今后调整客户信贷政策和信贷销售配额提供依据。

  加强销售发票(包括运输和安装发票)的传输管理。销售员应关注对方的欠款是否与公司相符。如果有差异,他们应该及时检查和提醒。对于一些特殊产品和重大项目,需要定期沟通、现场检查,重点考察是否存在影响项目正常实施的因素,包括项目审批、资金实施和建设进度,及时向总公司反馈信息。生产部门应控制生产节奏,并尽量减少产品积压。

  为了确保能安全顺利地收回应收账款,我们还可以结合定期访问和不定期的调查了解客户的情况,特别是对那些拖欠大额货款的信贷客户。了解市场需求的最新发展和我们的客户体验,访问期间的反馈应及时得到解决,以提高公司的声誉。

  三、应收账款的事后控制

  1.对应收账款进行定期对账和反馈

  公司的财务部门应建立定期的应收账款分析体系:对公司内部账单定期进行检查。收集整理销售中心的业务记录,详细核对的应收账款,用已归档的发票和仓库的运输记录核对销售合同。如果出现差异,应该深入分析出现差异的原因。以年度为一个周期,在企业间进行全面核对,向客户发送应收账款确认函,相关负责人根据客户要求付款。项目收集。如果企业之间的和解存在差异,应进行详细的分析,并根据不同的情况采取不同的措施。应收和解收据应当整理妥善保管,注意证据保全。

  对于未能按时还款的客户,信贷管理部门应重新评估其信用状况,并适当调整其信用评级和配额。对于恶意拖欠的顾客,信用管理部门应加强催收工作,并将其从信用列表中删除。公司在制定催收政策时应遵循两个原则:成本效益原则和维护客户关系的原则。这两个原则都对公司未来的发展具有一定的意义。除此之外,催收人员应随时记录好情况,定期向领导反馈情况,讨论催收过程中遇到的问题,根据实际情况作出调整。

  2.灵活选择应收账款催收方式

  催收的方式多种多样,公司对自身实际情况进行综合考量、客户欠款性质、金额和拖欠时间、第三方收费标准等因素,谨慎选择

  电话催收

  在这个互联网时代,通过电话进行沟通也随着成为了一个便捷的方式,企业可以优先考虑这种方式。对于拖欠款额较小的企业,可以通过电话联系追偿。对于欠款较多的客户,也有利于加强沟通。公司在催促时应注意以下几个环节:

  准备阶段。收集客户的基本信息,包括客户单位相关负责人、客户办公时间、付款处理时间、销售合同细节以及双方的权利和义务。同时,处理人应当明确自己的职责和权限,在与客户沟通的过程中客户提出的各种条件,可以在授权范围内直接处理,未经授权应的及时向上级反映咨询。

  交谈阶段。在沟通的过程中,我们应清楚我们的目的,同时注意说话的语气,尽量不要使用专用术语。

  记录报告阶段。进行电话沟通主要是为了了解客户的情况,在电话交谈过程中应保持书面记录。如果客户明确表示不能按时足额还款,要尽可能地了解原因兵向信用管理部门报告。

  函证催收

  函证催收也是同样也是一种便捷的方式,一般采用电子或书面的形式。通常用于非正式的催收,电子函证应该简单明了,突出欠款数额、合同约定的还款日期以及重要信息。其他繁琐和必要的解释可以以附件的形式附在正文之后。书面函证相对来说比较正式,可以作为催收证据,它们通常根据实际情况与其他收款方式结合使用。同时,函证的设计也要注意封面、格式、排版等一些内容。

  面访催收

  采用面访催收可以取得较好的效果,但会消耗较多的人力、物力和时间,加大公司的收账成本。当电话和函证未能达到预期的结果时,通常采用面访催款。为了能达到理想的效果,在面访之前,我们应该先对客户的情况进行详细了解,并准备几份情况登记表或者还款申明文件;在面访的过程中,我们要清楚客户的态度,如果客户提出还款意向时,催收人应正确引导客户填写并签字确认还款文件,以备日后以法律或其他方式收取款项的原始证据。当客户没有给出明确的态度或者直接拒绝付款的,催收人应该尽可能地了解客户拖欠或者拒绝付款的原因,做好记录向有关部门反映,制定出下一步收款的策略和方法。通常情况下,企业为了维护市场形象以及考虑和客户的后续合作,企业在面访催收时应该考虑给予一些优惠条件。

  第三人催收

  如果采用以上三种方法都没有取得实质性进展,客户仍处于长期拖欠状态,公司暂时不想通过法律程序催讨时,可以委托专业托收机构处理,这些机构具有相对丰富的经验,采用的手段也多样,可能会取得一定的成效;除此之外,与法律诉讼相比,采用第三人催收的方式不会严重影响双方的合作关系,。但是这种方式也在一定程度上会增加告诉成本。公司需要衡量收账成本和还款效率带来的效益,以确定公司是否采用第三人催收的方式。

  法律诉讼

  企业难免会存在客户无理拒绝付款的情况,当发生这种情况又无法通过协商解决时,企业应该采取法律手段保障公司权益;不可否认的是,通过法律程序收款的过程很复杂,时间延长,与其他方式相比,效率低,然而,诉讼追索权的优势是强制性法律,它迫使违反职业道德的客户偿还。

  3.积极尝试利用应收账款融资

  应收账款融资也是企业进行融资的一种方式,它是公司为了获取资金,将应收账款作为抵押品出售或直接出售给金融机构的一种方式。西方发达国家在应收账款管理实践中引入了这种方式。在发展迅速的同时取得了不错的效果,国内公司应学习借鉴这种成功的经验。2013年底,中国正式建立了应收账款融资平台,应收账款的管理在实践中不断发展起来。

  对于企业来说,采用应收账款融资有以下几方面的积极影响:(1)与其他融资方式相比,采用应收账款融资可以节约融资成本。同时融资时间相对较短,也有助于企业拓宽融资渠道。

  (2)应收账款融资有助于降低企业的资金风险,加快企业资金流动,保证资本链的正常运行。

  (3)有利于增强企业的竞争优势。在企业与金融机构的互动合作中,企业提高了自身的偿付能力,帮助企业树立了良好的声誉和形象。

  (4)有助于企业掌握客户的情况、进行内部控制、完善业务流程,实现重要不相容立的分离,相互制约和监督。

  疫情下应收账款的工作开展具有一定的难度,但是运用合理的方法和有效的手段虽然棘手但是也能在这个特殊的时期开展该工作的。新冠状病毒造成的损失也能得到有效的控制,以上的建议希望在新冠状病毒时期能帮助到大家,且取得不错的效果。

  (云南工商学院经济学一班   成一民,指导老师  王萍)


  参考文献:

  [1]杨晓岚.加强应收账款管理防范企业财务风险[J].中国商论,2015

  [2]张小群.M公司应收账款管理问题探讨[J].现代经济信息,2015

  [3]赵丽.浅析企业应收账款风险管理[J].现代经济信息,2014

责任编辑:刘兵兵
免责声明:云南经济新闻网(《云南经济日报》)内容来源于本报和互联网,如媒体、公司、企业或个人对该部分主张知识产权,请来电或致函告之,本网站将迅速采取适当措施,否则,与之有关的知识产权纠纷本网站不承担任何责任。
  • 推荐
  • 新闻
  • 财经
  • 法制
  • 文旅
  • 教育
  • 汽车
  • 房产
来自福建省厦门市和楚雄州内的84家企业提供了就业岗位10073个。

2024年02月28日 13:35

通过党员带头,引导沿江9个村民小组的群众利用撂荒土地,不断扩大小米芭蕉种植面积,目前普棚村小米芭蕉种植规模达3100亩,成为当地群众可持续增收的有效途径。

2024年02月28日 13:20

近年来,云南省着眼构建持久风清气正的政治生态,全面建设清廉云南,推进边疆民族地区管党治党省域实践,为全省迈稳“3815”战略发展目标“三年上台阶”第一步提

2024年02月28日 11:45

作为一名全国人大代表、一名一线科研人员,云南植物药业有限公司研究院院长黄春球最近正准备把加快云南省中药(民族药)高质量发展的建议和群众关心的问题,带到

2024年02月28日 11:40

步入2024年,我省继续大力实施开发区振兴三年行动,着力把园区作为经济发展的主战场。

2024年02月28日 11:36

连日来,云南省多地企业纷纷复工复产,开足马力赶订单、促生产。

2024年02月28日 11:31

近日,省人大常委会主任会议通过了云南省人大常委会2024年度工作要点和立法、监督、代表工作计划,从坚持党的全面领导、增强立法质效、提高监督水平、保障代表履

2024年02月28日 11:26

近年来,云南省积极推动“一带一路”体育交流,在举办精彩体育赛事和多元化主题活动的过程中,不断丰富云南体育对外交往内涵。

2024年02月28日 11:23

这是云南首项陆生野生动物收容救护行业技术规范,填补了云南收容救护野生动物技术标准空白。

2024年02月28日 11:19

2月26日,昆明闻讯实业有限公司申报进口的首批1182台区外保税维修“智能电视盒子(待维修)”件通关放行,标志着云南省获批的首个区外保税维修项目正式开展业务。

2024年02月28日 11:10

关于我们 | 服务合作 | 广告报价 | 联系方式 | 招聘信息 | 网站声明
新闻爆料热线:0871-64108623 64153373 投稿邮箱:ynjjrbw@163.com

云南日报报业集团  主管      云南经济日报社  主办

本报法律顾问:云南天外天律师事务所 何春秋 律师

滇ICP备19003617号 云南经济日报出版许可证:滇报出证字第0053号 滇公网安备:53010202000680号

24小时网站违法和不良信息举报电话:0871-64108623; 举报邮箱:ynjjrbw@163.com

云南经济日报社(云南经济新闻网)版权所有 未经书面授权,请勿转载或建立镜像,违者依法必究